Dicas para escrever emails de trabalho Os e-mails corporativos devem ser redigidos com bastante cuidado, para evitar problemas na comunicação e conquistar a atenção do destinatário.

Enquanto o hábito de trocar e-mails entre pessoas físicas (amigos, parentes, casais, etc) tem caído bastante nos últimos anos, sendo substituído pelo uso das redes sociais, especialmente oFacebook, e também peloscomunicadores instantâneos (WhatsApp,Skype, etc), no mundo corporativo a situação é bem diferente.

Os e-mails têm sido um importante canal de comunicação no mundo corporativo (Foto: Divulgação)

Seja para se comunicar com os colegas de trabalho, enviar relatórios para o chefe, agendar reuniões, solicitar produtos para outro departamento ou responder às mensagens de clientes econsumidores, os e-mails de trabalho têm sido cada vez mais utilizados, se tornando uma grande ferramenta de comunicação para as empresas.

No entanto, por mais simples que se pareça ser a tarefa de enviar um e-mail profissional, é preciso ter certos cuidados, pois não se trata de uma mensagem que você está enviando para a namorada, o seu pai ou um grande amigo, quando normalmente o e-mail é bastante informal.

Para facilitar a sua vida, preparamos algumas dicas para escrever e-mails de trabalho, que você pode conferir a seguir.

A FORMATAÇÃO DO E-MAIL DE TRABALHO

Os e-mails corporativos devem ser desenvolvidos com bastante cuidado (Foto: Divulgação)

Para começar, não deixe de utilizar o campo “Assunto” (ou “Título”) da mensagem, sendo bastante específico e direto, para que a outra pessoa saiba do que se trata o e-mail recebido.

  

No início do texto, uma boa alternativa é utilizar o primeiro parágrafo para introduzir o assunto da mensagem, trazendo as principais informações que você quer passar ao destinatário. Em seguida, desenvolva o tema, evitando enrolações e indo direto ao assunto.

Na despedida, agradeça ao destinatário pelo tempo dedicado à leitura daquele e-mail e não se esqueça de colocar o seu nome e as informações de contato (telefones, endereços, etc).

SAUDAÇÕES

Se saudações como “Prezado senhor” ou “Caro cliente” podem soar formais demais, frases do tipo “Meu grande amigo” ou “Minha querida” podem tornar o e-mail muito informal e até constranger o destinatário. Uma alternativa interessante está em usar um simples “Olá” ou “Bom dia”

Já na hora de encerrar, nada de usar “Beijos” ou “Saudades”. Expressões do tipo “Obrigado”, “Atenciosamente” ou “Um abraço” dão conta do recado.

CUIDADO COM E-MAILS IMPRÓPRIOS

É preciso pensar bem no conteúdo das mensagens que serão enviadas nos e-mails de trabalho (Foto: Divulgação)

Endereços de e-mail como queridaeuteamo@xxx.com.br ou juninho123@yyy.com devem ser evitados na hora de fazer contatos profissionais. O ideal é utilizar combinações do tipo “nome+sobrenome@xxxx.com.br”.

Outras dicas nesse sentido são evitar enviar mensagens com conteúdos impróprios utilizando oe-mail corporativo e nunca mandar currículo para outras empresas a partir do seu endereço eletrônico comercial.

USE O RECURSO DE RESPOSTA AUTOMÁTICA DURANTE AS FOLGAS E AS FÉRIAS

Se durante o período de férias você costuma receber muitos e-mails profissionais, ative o recurso de resposta automática, pois assim as pessoas que enviaram as mensagens tomarão ciência de que você está ausente naquele momento e responderá assim que voltar ao trabalho.

Na mensagem automática, você pode citar o período de ausência e também oferecer contatos alternativos, caso queira.

REVISE O TEXTO ANTES DE ENVIÁ-LO

Antes de clicar no botão de enviar, não se esqueça de revisar o texto (Foto: Divulgação)

Para ganhar mais credibilidade, é fundamental redigir mensagens com correção, sob o risco de o e-mail enviado por você ser confundido com spam, phishing e outros golpes virtuais.

Revise o texto digitado mais de uma vez, para ter a certeza de que não há nenhum erro e, se for o caso, consulte dicionários ou conte com o auxílio do corretor ortográfico do seu editor de texto.